Ordningsföreskrifter för Gröngarns Kolonilottsförening

Skötsel
Det åligger varje medlem att sköta sin lott samt att när styrelsen kallar till arbetsdagar/städdagar delta i den utsträckning som medlem förmår. Det är av stor vikt att arrenderat område sköts på ett städat och vårdat sätt.
Gemensamma egendomar, egna eller arrenderade, skall skötas, vårdas och vid behov renoveras. Föreningen skall avsätta medel för detta i budgeten.
Årsmötet har beslutat att föreningens område har indelats i geografiskt lämpliga områden där lottinnehavarna gemensamt skall sköte det indelade området. Inom varje område utses en person som skall fördela arbetsuppgifterna. Styrelsen beslutar hur indelningen skall vara samt när och hur stugans område skall skötas.
Lottinnehavare som inte sköter sin lott kan efter påpekande från styrelsen fråntas medlemskap.

Maskiner
Gräsklippare och jordfräs finns att hyra av föreningen, maskin inklusive bränsle, till en kostnad per säsong som fastställs av styrelsen.
Maskinerna förvaras i en bod som är låst med ett kodlås. Koden får medlem när hyran är betald. Maskinboden skall alltid vara låst. Missbruk mot denna regel kan innebära att medlem inte får hyra maskiner om styrelsen så beslutar.
Trimmer och motorsåg finns för vissa behov och lånas ut efter viss utbildning eller att kunnig person utför arbetet mot en symbolisk summa som fastställs av styrelsen. Betalningen tillfaller den utförande personen.

Avgifter
Inträdesavgift skall betalas när ny medlem beviljats medlemskap. Avgiften fastställs av årsmötet efter förslag från styrelsen. (Uttas inte för tillfället).
Arrendeavgift till Enköpings kommun skall fördelas per kvadratmeter på respektive lottstorlek och år.
Administrationsavgift skall täcka det mesta av föreningens kostnader som t.ex. skötsel av stuga och uthus, möteskostnader, kontorsmaterial, sammanträdeskostnader, arvoden till styrelse och revisorer, underhåll av allmänna områden, m.m. Avgiften fasställs av årsmötet
Medlemsavgift till Koloniträdgårdsförbundet. Avgiften fasställs av förbundet.
Årsavgift är en sammanslagning av arrendeavgift till kommunen, administrationsavgift till föreningen och medlemsavgift till förbundet.
Påminnelseavgift tas ut med 150 kronor per gång om medlem inte betalar inom den förespråkade tid som angetts. Om betalning inte skett efter två (2) påminnelser kan styrelsen besluta att medlemskapet upphör.
Medlem som mister sitt medlemskap kan inte återfå inbetalda avgifter.

Byggnationer m.m.
För alla byggnationer, förråd, växthus, uteplatser och liknande, måste lottinnehavaren göra en skriftlig begäran till styrelsen och få den godkänd innan byggnationen påbörjas. Även andra förändringar som t.ex. schaktning. Utfyllnad och liknande som förändrar lottens karaktär, måste lottinnehavaren göra en skriftlig begäran till styrelsen och få den godkänd innan arbetet påbörjas.
Byggnad får uppföras med en utvändig area om max 10 m2. Höjd från markplan till taknock får inte överstiga 3 m.
Altan får uppföras med utstickande taksprång med max 1,5 m räknat för yttervägg. Fasadutformning är fri. 2 byggnader kan tillåtas, dock med en sammanlagd area om max 10 m2, och i övrigt som ovan.
Uteplats med eller utan tak samt pergola får uppföras med en area om max 15 m2
Insynsskydd får uppföras med en höjd av max 1,8 m.

OBS! Komihåg att alltid begära skriftligt tillstånd på det som ovan under rubriken "Byggnationer m.m."
Vid avslag skall styrelsen skriftligen motivera sitt ställningstagande.

Övrigt
Att uppföra öppen eld är inte tillåtet utan styrelsens godkännande. Däremot är det tillåtet att grilla i därför avsedd anordning. Var alltid varsam med elden och ha vatten till hands för att snabbt kunna släcka om behov uppkommer.
Övernattning i byggnader inom området samt uppställning av husvagn eller husbil är inte tillåtet.

Dessa ordningsföreskrifter har antagits av årsmötet 2015 (2015-03-14) och gäller tillsvidare.

Stadgar för Gröngarns Kolonilottsförening

§ 1 FÖRENINGENS NAMN
Föreningens namn är Gröngarns Kolonilottsförening

§ 2 FÖRENINGENS ÄNDAMÅL

2.1 Gröngarns Kolonilottsförening är en allmännyttig ideell förening som har till ändamål:
att ansvara för skötsel och underhåll av den mark föreningen arrenderar av Enköpings kommun och av de anläggningar föreningen och dess medlemmar brukar, oavsett om det ägs av föreningen eller Enköpings kommun.
att upplåta det arrenderade området till föreningens medlemmar för att brukas av dem för koloniträdgårdsverksamhet.
att verka för ökat samarbete mellan medlemmar och ökat intresse för koloniträdgårdsrörelsen, samt
att i övrig på bästa sätt främja och tillvarata medlemmarnas intressen i deras egenskap av trädgårdskolonister

2.2 För att främja föreningens ändamål skall föreningen anta särskilda ordningsföreskrifter för koloniområdet.

2.3 Föreningen är ansluten till Koloniträdgårdsförbundet. Föreningen skall arbeta enligt förbundets stadgar och målsättning

§ 3 MEDLEMSKAP

3.1 Till medlem i föreningen kan den antas som är myndig, folkbokförd inom Enköpings kommun och själv, make/maka, partner eller sambo inte har arrende- eller nyttjanderätt till annan kolonilott

Medlemskap får inte vägras på grund av ras, hudfärg, nationalitet eller etniskt ursprung, religion, övertygelse eller sexuell läggning.

3.2 Den som arrenderar en kolonilott inom föreningens område skall vara medlem i föreningen. Om föreningen i arrendeavtalet har godtagit att en kolonilott arrenderas gemensamt av fler än en person har dessa tillsammans endast en rösträtt i föreningen.

3.3 Ansökan om medlemskap skall göras skriftligen till föreningen. Föreningens styrelse eller av styrelsen utsedd lottansvarig avgör om medlemskap skall beviljas.

3.4 Medlems nyttjanderätt till kolonilott inom föreningens område grundas uteslutande på det skriftliga kontrakt eller avtal som upprättats mellan föreningen och medlemmen.

3.5 Om villkoren för medlemskapet enligt § 3.1 och 3.3 uppfylls, kan arvingar till avliden medlem beviljas medlemskap och överta dennes kolonilott. Motsvarande gäller vid bodelning.
Denna rätt gäller endast för det fall byggnaderna på kolonilotten ägs av den person som har övertaganderätten.

3.6 Medlem är skyldig:
att betala inträdesavgift, administrationsavgift, arrendeavgift, extra uttaxering eller annan avgift enligt årsmötets beslut och styrelsens anvisningar,
att noga vårda och sköta den kolonilott som upplåtits till medlemmen
att följa föreningens stadgar och ordningsföreskrifter samt de villkor och riktlinjer som utfärdats av kommunen.

3.7 Medlem som upphört att vara arrendator till kolonilott skall anses ha utträtt ur föreningen.
För de fall medlem ingår i styrelsen kan medlemmen sitta kvar till nästa årsmöte.

3.8 Medlem som önskar utträda ur föreningen skall skriftligen anmäla detta till föreningen. Medlemmen har inte rätt att få tillbaka erlagda avgifter.
Vid utträde ur föreningen skall lott lämnas i skick som överenskommes mellan lottinnehavare och föreningens lottansvarig.

3.9 Medlem kan uteslutas ur föreningen:

a) efter beslut av styrelsen om medlem inte i rätt tid betalar årsavgiften eller andra av föreningen beslutade utdebiteringar, efter beslut av styrelsen om medlemmen bryter mot dessa stadgar, gällande arrendeavtal, för området gällande ordningsföreskrifter eller i övrigt av föreningen utfärdade föreskrifter,

b) på förslag av styrelsen genom beslut på årsmötet, om medlem motarbetar föreningens ändamål enligt § 2 eller försvårar föreningens och styrelsens arbete.

3.10 Om det finns anledning att utesluta en medlem i föreningen äger styrelsen om den så önskar rätt att kalla till medlemsmöte med medlemmen.

Om det finns anledning att utesluta en medlem ur föreningen skall medlemmen skriftligen varnas av styrelsen. Om varningen avser § 3.9 a och medlemmen inte rättar sig inom 14 dagar från det att han fått del av varningen har styrelsen rätt att utesluta medlemmen.

Om varningen avser § 3.9 b och medlemmen inte inom motsvarande tid förklarat sig villig att rätta sig efter de i varningen framförda kraven, eller om de handlingar som föranlett varningen upprepas har årsmötet, efter förslag från styrelsen, rätt att fatta beslut om uteslutning.

Vid utträde ur föreningen skall lott lämnas i skick som överenskommes mellan lottinnehavare och föreningens lottansvarig.

Utesluten medlem har inte rätt att få tillbaka erlagd avgift.

3.11 Make/maka, partner eller sambo är valbara till förtroendeuppdrag i föreningen och kan på samma sätt som medlem hedras med förtjänsttecken.

§ 4 AVGIFTER

4.1 Årsmötet fastställer inträdesavgift, administrationsavgift och arrendeavgift.

4.2 Årsmöte eller extra årsmöte, som utlysts enligt dessa stadgar, kan besluta om extra uttaxering eller annan föreningsavgift om så erfordras för föreningens verksamhet.

4.3 Om inte annat beslutats av årsmötet skall årsavgiften vara inbetald senast den 28 februari till föreningen.

§ 5 ÅRSMÖTE

5.1 Årsmötet är föreningens högsta beslutande instans. Rösträtten på årsmötet regleras enligt § 3.2. Röstberättigad medlem kan uppdra åt make/maka, partner, sambo eller myndigt barn att utöva sin rösträtt vid årsmötet.

5.2 Ordinarie årsmöte skall årligen hållas före mars månads utgång. Kallelse skall tillställas varje medlem senast sex (6) veckor före mötet. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall behandlas på mötet.

5.3 Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förkomma:

1 Mötets öppnande
2 Fastställande av röstlängd
3 Fråga om kallelse skett i behörig ordning
4 Val av ordförande för mötet
5 Val av protokollförare
6 Val av justerare
7 Val av rösträknare
8 Styrelsens verksamhetsberättelse
9 Revisorernas berättelse
10 Fastställande av balansräkning och resultaträkning
11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
12 Behandling av motioner och förslag
13 Beslut om ersättning till av årsmötet utsedda styrelseledamöter, ersättare och revisorer
14 Fastställande av budget och avgifter
15 Val av föreningens ordförande, kassör, övriga styrelseledamöter och ersättare enligt § 6.1 – 6.3
16 Val av revisorer och ersättare enligt § 7.2
17 Val av ombud
18 Val av valberedning enligt § 8.1
19 Information
20 Avslutning

5.4 Styrelsen har förslagsrätt och medlemmarna har motionsrätt till ordinarie årsmöte. Motion skall avges skriftligen och vara styrelsen tillhanda senast fyra (4) veckor före årsmötet. Styrelsen skall yttra sig över inlämnade motioner. Styrelsens förslag, motioner och yttranden skall finnas tillgängliga för föreningens medlemmar senast en (1) vecka före årsmötet. Vid årsmötet får beslut inte fattas i andra frågor än de som har angivits i kallelsen.

5.5 Ordningsföreskrifter för koloniföreningen fasställs av årsmötet.

5.6 Styrelsen har rätt att kalla föreningens medlemmar till extra årsmöte. Styrelsen skall också kalla till extra årsmöte på begäran av revisorerna eller då minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar skriftligen begär detta för visst angivet ändamål. Kallelse skall ske senast två (2) veckor före extra årsmöte. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall behandlas av det extra årsmötet.

5.7 Alla frågor vid årsmötet avgörs genom enkel majoritet och öppen omröstning, då stadgarna inte anger annat. På begäran av röstberättigad mötesdeltagare kan dock val, eller beslut i ärenden enligt § 3.9 b ske med sluten omröstning. Vid lika röstetal har ordföranden för mötet utslagsröst. Vid val avgörs dock lika röstetal genom lottning.

5.8 Önskar föreningen utträde ur Koloniträdgårdsförbundet skall beslut därom ha fattats med minst 2/3 majoritet på två av föreningens stadgeenligt kallade föreningsmöten, varav det ena skall vara årsmötet. Mellan dessa möten skall minst sex (6) månader förflutit.

Till föreningsmöte där utträdesfrågan avses behandlas skall medlemmarna erhålla personlig kallelse där det av kallelsen framgår att utträdesfrågan skall tas upp. Kallelsen skall även sändas till förbunds- och regionstyrelsen minst tre (3) veckor före respektive möte. Representant för kallad styrelse har yttrande- och förslagsrätt på dessa möten.

5.9 Utträde beviljas om medlemsföreningen uppfyllt i § 5.8 angivna villkor och gäller från det årsskifte som följer närmast efter det utträde beviljats.

Förening som har utträtt ur förbundet och regionen har inte rätt till någon del av förbundets eller regionens tillgångar.

5.10 Styrelsen ansvarar för att medlemmarna informeras om årsmötesbesluten. Medlem har rätt att läsa årsmötesprotokoll.

§ 6 STYRELSEN

6.1 Föreningens verksamhet leds av en styrelse som väljs av årsmötet bland föreningens medlemmar, enligt § 3. Flera från en och samma kolonilott kan inte samtidigt inneha uppdrag i styrelsen eller som revisor.

6.2 Styrelsen består av ordförande och kassör, vilka väljs särskilt, samt ytterligare det antal ordinarie ledamöter som årsmötet fastställer, dock minst en (1).
Dessutom väljs minst två (2) ersättare.

6.3 Styrelsens ordinarie ledamöter väljs för en tid av två (2) år, räknat från årsmöte till årsmöte. Valet skall ske så att halva antalet (eller minst högre/lägre heltal) ledamöter avgår årligen.
Ersättare väljs för en tid av ett (1) år.

6.4 Styrelsen skall hålla konstituerande sammanträde inom 14 dagar efter ordinarie årsmöte. Vid detta sammanträde skall inom styrelsen utses föreningens firmatecknare.

6.5 Styrelsen har beslutanderätt om de röstberättigade ledamöterna är fler av halva antalet ordinarie ledamöter, dock minst tre (3).
Ersättare ersätter ordinarie ledamot då denne inte är närvarande.
Samtliga styrelseledamöter och ersättare skall kallas till styrelsens sammanträden. Ersättare har yttrande- och förslagsrätt vid sammanträdet, men rösträtt endast då han ersätter ordinarie ledamot.
Deltar endast tre (3) ledamöter i sammanträdet skall dessa vara ense för att beslut kan fattas. I övrigt fattas beslut med enkel majoritet, varvid ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal.

6.6 Protokoll skall föras över styrelsens sammanträden och uppta deltagare i sammanträdet, behandlande ärenden samt fattade beslut. Styrelsen beslutar hur protokollen skall justeras.

6.7 Styrelsen svarar för föreningens gemensamma angelägenheter, ekonomi och administration.
Styrelsen skall bland annat:

• tillse att tillräckliga föreningsförsäkringar tecknas.

• tillse att arrendeavtal, stadgar och ordningsföreskrifter efterföljs.

• tillse att årsmötes- och styrelsebeslut verkställs.

• upprätta förteckning över medlemmar och väntelista över sökande till medlemskap och kolonilott.

• tillse att föreningens egendom och av föreningen arrenderad egendom sköts och underhålls samt att erforderliga medel avsätts för detta.

• årligen kalla till föreningens ordinarie årsmöte samt

• ansvara för föreningens arkiv.

§ 7 RÄKENSKAPER OCH REVISION

7.1 Föreningens räkenskapsår omfattar tiden 1 januari till 31 december.

7.2 Föreningens räkenskaper och förvaltning skall fortlöpande granskas av två revisorer, vilka väljs av ordinarie årsmöte. Revisorerna väljs för en tid av två (2) år med växelvis avgång. Minst en (1) ersättare väljs för en tid av ett (1) år. Styrelseersättare är inte valbar till revisor eller revisorersättare.

7.3 De av styrelsen upprättade balans- och resultaträkningarna samt förvaltningsberättelsen skall vara revisorerna tillhanda senast fem (5) veckor innan årsmötet.

7.4 Revisorerna skall årligen avge en revisionsberättelse senast två (2) veckor före ordinarie årsmöte. I berättelsen skall anges om ansvarfrihet för styrelsen tillstyrks eller avslås.

§ 8 VALBEREDNING

8.1 En valberedning med minst två (2) ledamöter skall utses av årsmötet. Valbar till valberedningen är alla medlemmar, enligt § 3, med undantag av styrelsens ledmöter och ersättare.

8.2 Valberedningen skall förbereda val av mötesordförande, mötessekreterare, styrelse och revisorer samt ersättare. Valberedningen skall även redovisa samtliga av medlemmarna föreslagna kandidater till dessa uppdrag på årsmötet.

§ 9 STADGEÄRDRING

9.1 Beslut om ändring av föreningens stadgar fattas av årsmötet med minst 2/3 majoritet.

9.2 För att beslut om ändring av dessa stadgar skall vara giltiga krävs att föreningens årsmöte delges yttrande över förslaget till stadgeändring från Koloniträdgårdsförbundet. Föreningens stadgar får inte strida mot förbundets stadgar.

9.3 Årsmötet avgör från vilken tidpunkt ändringen gäller.

§ 10 TOLKNING AV STADGARNA

Tvist om tolkning av dessa stadgar skall i första hand avgöras av regionstyrelsen och i andra hand av förbundsstyrelsen. Det åligger regionstyrelsen eller förbundsstyrelsen att avge skriftligt yttrande om tolkning. Vid behov äger regionstyrelsen eller förbundsstyrelsen rätt att kalla till särskilt medlemsmöte.

§ 11 UPPLÖSNING

11.1 Beslut om upplösning av en förening skall fattas av två (2) på varandra följande årsmöten varav minst ett skall vara ordinarie. Vid vartdera mötet skall beslut fattas med minst 3/4 majoritet.

11.2 Vid upplösning av föreningen skall dess kvarvarande tillgångar användas för att gagna koloniträdgårdsrörelsen i Sverige.

Ovanstående stadgar är antagna vid extra årsmöte den 2011-09-20 och gäller från den 2012-01-01.

På Gröngarns kolonilottsförening har vi en värdegrund som vi önskar att alla medlemmar följer.

- Vi är trevliga mot varandra

- Vi hjälper varandra vid behov

- Vi tar inte av varandra, det gäller allt! T.ex. jord, frukt, grönsaker, sticklingar etc.

- Vi tar inte av föreningen. Om föreningen har köpt in något för medlemmarna att nyttja fritt så kommer vi kommunicera ut det i våra informationskanaler